Conservation des dossiers médicaux

Conservation des dossiers médicaux par les médecins exerçant à titre libéral

La loi n° 2002-303 du 4 mars 2002 a ramené la prescription en matière de responsabilité médicale de 30 ans à 10 ans.

L’article L 1142-28 du Code de la Santé Publique indique désormais :

« Les actions tendant à mettre en cause la responsabilité des professionnels de santé ou des établissements de santé publics ou privés à l’occasion d’actes de prévention, de diagnostic ou de soins se prescrivent par dix ans à compter de la consolidation du dommage. »

La durée de conservation des dossiers médicaux est directement liée à cette disposition.

En effet, en cas d’action en responsabilité médicale, les moyens de preuve dont le médecin dispose pour sa défense se trouvent essentiellement dans le dossier du patient.

En ce sens, l’archivage des documents pendant au moins 10 ans est hautement souhaitable, tant pour la continuité des soins et l’information du patient que dans l’intérêt du médecin.

Il faut cependant être conscient que la consolidation du dommage peut intervenir longtemps après l’acte médical considéré comme étant à l’origine du dommage.

Le délai de dix ans durant lequel il est conseillé de conserver les dossiers est donc un strict minimum.

Les dossiers peuvent être conservés soit au cabinet médical, soit au sein d’une société spécialisée dans l’archivage

Dans ce dernier cas, il convient cependant d’être très prudent quant aux modalités pratiques de conservation et d’accès aux informations car l’obligation au secret médical demeure.

L’article L 1111-8 du Code de la Santé Publique, issu de la loi du 4 mars 2002, prévoit la possibilité de « déposer les données de santé à caractère personnel recueillies ou produites à l’occasion des activités de prévention, de diagnostic ou de soins auprès de personnes physiques ou morales ».

Ces dernières doivent être agréées et l’hébergement de données ne peut avoir lieu qu’avec l’accord exprès des patients concernés. Le décret prévoyant les conditions de l’agrément étant paru tout récemment, il est encore difficile, à l’heure actuelle, de recourir à ce type de procédé pour la conservation des dossiers.

Passé le délai de 10 ans mentionné ci-dessus, le médecin qui souhaite se débarrasser du dossier médical devra le détruire (et non simplement le jeter).

En cas de départ à la retraite, les dossiers dont le médecin est détenteur doivent être soit transmis à son successeur, soit conservés par lui-même, soit remis à une société d’archivage dans les conditions précédemment énoncées.
La solution idéale consiste toutefois certainement dans l’envoi d’un courrier à tous les patients, leur proposant d’adresser le dossier au confrère qu’ils auront choisi pour assurer la continuité des soins.

Les dossiers d’un médecin décédé dont le cabinet médical n’a pas été cédé peuvent être déposés auprès du Conseil départemental de l’Ordre au Tableau duquel il était inscrit.

Les dossiers médicaux des mineurs doivent être conservés pendant dix ans après leur majorité puisque c’est le délai dont ils disposent pour engager une action en responsabilité civile (article 2252 du Code civil).

Lorsque le mineur a été victime de violences, d’agression(s) sexuelle(s) ou de tortures et actes de barbarie, ce délai est porté à vingt ans au-delà de la majorité.

Les résultats d’examen des caractéristiques génétiques d’une personne à des fins médicales sont également un cas particulier : le consentement écrit de l’intéressé, les doubles de la prescription de l’examen et des comptes rendus d’analyses de biologie médicale commentés et signés doivent être conservés par le médecin prescripteur dans le dossier médical de la personne concernée pendant au moins trente ans (art. R. 145-15-15 du Code de la santé publique).

Source : publichttp://www.conseil-national.medecin.fr

Docteur Philippe THOMAS - Secrétaire général

Document établi le 21 mai 2014